Rozwój firmy może wynikać ze świetnych wyników, które osiągają pracownicy czy skutecznych metod wdrażanych przez pracodawców. Ci pierwsi mogą mieć jeszcze większy wpływ na notowany przez zakład pracy progres. Z pewnością niejeden pracownik jest w stanie wpaść na pomysł optymalizacji procesów. Jak sprawić, aby takie idee weszły w życie firmy? Pomocny może być system sugestii pracowniczej.
Co to jest system sugestii pracowniczej?
System sugestii pracowniczej stwarza możliwość zachęcenia pracowników do zgłaszania własnych pomysłów na rozwój w firmie. Powszechnie znany jest także jako system Kaizen czy system wniosków racjonalizatorskich. Podstawowy cel stanowi opracowywanie strategii rozwoju przedsiębiorstwa także na podstawie pomysłów pracowników na to, jak usprawnić jego funkcjonowanie. To jedna z najpopularniejszych metod optymalizacji procesów.
Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie omawianego systemu i trzeba przyznać, że wiele z nich czyni to z powodzeniem. Oczywiście kluczowe zdanie jest właścicieli danej firmy czy po prostu osób odpowiedzialnych za finalną decyzję. Niemniej warto korzystać z uwag podwładnych, którzy są w stanie zaoferować zdecydowanie więcej niż sumienne wykonywanie dobrze wszystkim znanych codziennych obowiązków.
Nawet doświadczeni praktycy w momencie awansu na stanowisko menedżerskie mogą mieć problem z byciem na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie na poziomie pracowniczym. Zachęcenie osób wykonujących konkretne zadania do stałego usprawniania firmy oraz optymalizacji procesów wewnętrznych to efektywny sposób na wsparcie osób decyzyjnych w lepszym kierowaniu zespołem czy całym działem.
Jak wprowadzić system sugestii pracowniczej w firmie
Na samym wstępie działania warto założyć specjalną skrzynkę, sytuowaną w łatwo dostępnym i widocznym dla wszystkich miejscu, gdzie podwładni mogą zgłaszać swoje idee. Istotne jest, aby czas rozpatrywania danego wniosku nie był przesadnie długi. Odpowiedź na dany pomysł powinna się pojawić najpóźniej po kilku dniach, maksymalnie tygodniu.
Ważne jest zadbanie o sprawną komunikację także w przypadku odrzuconych pomysłów. Metody rozwoju pracowników zawsze powinny zakładać feedback. Nie powinno się zrażać pracownika do tego, aby ponownie spróbował w przyszłości. Dobrze jest dokładnie umotywować swoją decyzję, a nawet w przypadku odrzucenia, postarać się wskazać pozytywne strony danego projektu. Ponadto system sugestii pracowniczej może upaść, jeśli zabraknie akcji przypominających o inicjatywie.
Kolejnym istotnym aspektem jest pokazanie, że propozycje faktycznie mają wpływ na funkcjonowanie firmy. Pracownicy nie powinni odnosić wrażenia, że system jest wydmuszką, mającą dobrze brzmieć. Co więcej, zdecydowanie nie powinien być zakamuflowaną przestrzenią do wprowadzania pomysłów managerów. Jest to łatwo wyczuwalne, szczególnie jeśli zmiany dokładają więcej pracy, nie wiążąc się z absolutnie żadnymi benefitami. Wpływają też negatywnie na zaangażowanie w pracę.
Jak zachęcić pracowników do dzielenia się pomysłami?
Nie jest to wcale takie proste. Podstawowy problem to brak odwagi, przypuszczalnie nawet poczucie wstydu. Wielu pracowników może nie być wystarczająco śmiałych, aby podzielić się swoim pomysłem i będzie uważać, że ich rola w firmie ogranicza się do wykonywania ustalonych wcześniej obowiązków.
Zachęcić do zmiany takiego podejścia można na kilka sposobów. Jeden z nich, i zarazem najprostszy, to premiera finansowa za propozycję najciekawszych rozwiązań. Ponadto warto, aby pomysły były zgłaszane w formie piśmiennej. Istotne jest także, aby pokazać, że zdanie pracowników rzeczywiście ma znaczenie i podać przykłady sytuacji, w których koncepcje podwładnych zostały wdrożone w funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Przydatne będzie także przejrzyste określenie możliwości finansowych czy technicznych danej firmy — na co rzeczywiście można sobie pozwolić, aby pracownicy w budowaniu swoich koncepcji nie czuli niepotrzebnych ograniczeń, ale jednocześnie mieli przekonanie, że nie wykroczą poza realne możliwości. Jeżeli ze względów finansowych niemożliwe jest na przykład przeorganizowanie biura typu open space w bardziej indywidualne przestrzenie, warto to klarownie zakomunikować, aby pracownicy nie czuli się rozczarowani.
Sugestie pracowników w myśl filozofii kaizen
Kaizen to japońska filozofia biznesowa, która polega na ulepszaniu procesu zarządzania i produkcji na wszystkich szczeblach w danej firmie. Podstawowe cele, które wyznaczają osoby decydujące się na tę metodę, to zadbanie o wzrost jakości swoich produktów, redukcja kosztów czy zbudowanie kryteriów oceny oraz nagradzania.
Podstawowa cecha to systematyczność. Pewne inicjatywy mogą być realizowane cyklicznie, ale najważniejsze jest zachowanie ciągłości w działaniu. Zwlekanie z wdrożeniem danych rzeczy lub wykonanie zbyt wielu czynności na starcie może sprawić, że pewne koncepty się wypalą, a postawa pracowników okaże się niczym więcej niż słomianym zapałem. Dlatego należy dbać o regularność w działaniu.