Usprawnienia w firmie

Usprawnienia w firmie – przykłady pozytywnych zmian

W dłuższym okresie funkcjonowania danej firmy siłą rzeczy muszą zajść w niej zmiany – dotyczące wytwarzanych produktów, zasobów personalnych, wewnętrznej komunikacji czy strategii działań promocyjnych. Są one wręcz nieuniknione i zarazem w pełni naturalne. Ważne natomiast jest to, aby były to zmiany pozytywne. Jak zadbać o usprawnienia w swojej działalności? Oto kilka sprawdzonych, przykładowych metod.

Jak zdefiniować i mierzyć usprawnienia w firmie?

Zanim podejmiemy jakiekolwiek działania, kluczowe jest określenie pewnych kwestii i opracowanie szczegółowego planu aktywności. Na samym wstępie warto przeanalizować dotychczasowe funkcjonowanie firmy, osiągane przez nią rezultaty oraz aktualny stan rzeczy. Nigdy nie ma miejsca sytuacja, w której wszystko jest perfekcyjne i nie wymaga poprawy. Nawet w najlepiej funkcjonujących firmach realne jest wskazanie elementów, które
można usprawnić.

Przede wszystkim trzeba mieć na uwadze aktualne trendy na rynku i czy stosowany przez daną firmę sprzęt czy oprogramowanie są nowoczesne. Nawet tradycyjne i konserwatywne zakłady nie powinny unikać współczesnych rozwiązań i powinny wykazać progresywne myślenie i wyposażyć swoich pracowników w nowoczesne narzędzia. Istotny jest także klarowny system przyznawania premii i nagród dla pracowników. Nie może tworzyć on wrażenia uznaniowego i koleżeńskiego.

Usprawnienia procesu produkcyjnego – przykłady

Istnieje szereg sposobów, dzięki którym można usprawnić proces produkcyjny. Przykładowymi metodami są:

  • Analiza personelu – rekrutacja i rozpatrywanie kandydatur to jedno, ale również po pewnym czasie, gdy dane osoby już pracują w firmie, warto się zastanowić, czy dane miejsce zajmowane jest przez właściwe osoby o odpowiednich kompetencjach. Należy sprawdzić, czy pracownicy są w pełni świadomi, jakie cele przed nimi stoją każdego dnia i czy realistyczna jest ich realizacja. Zaleca się skorzystanie ze skutecznej metody wyznaczania celów SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), czyli skonkretyzowanie i prawidłowe definiowanie celów.
  • Porządek i higiena pracy – bez względu na to, czy mówimy o pracy fizycznej, czy przy komputerze, musi zostać zachowany porządek na zajmowanym stanowisku. Swoboda w poruszaniu się i łatwy, szybki dostęp do narzędzi to podstawa dla poprawy jakości wykonywanej pracy.
  • Nieustanne doskonalenie się – warto poznawać oczekiwania, uwagi i pomysły personelu. Można zbierać wszelkie opinie, na których podstawie wyklarują się najczęściej zauważane przez pracowników problemy. Nie zawsze pracodawca jest wszystkiego świadom i dopiero po poznaniu zdania swoich podwładnych może zdefiniować powstały mankament oraz znaleźć rozwiązanie zgodne z kulturą organizacji.

Jak w praktyce usprawnić komunikację w firmie?

Teorie zawsze brzmią obiecująco, a przecież największe wyzwanie nie stanowi zapoznanie się z ładnie opisanymi rozwiązaniami, lecz ich praktyczne zastosowanie i próba wdrożenie w codzienny system pracy. Podstawą dla usprawnienia komunikacji w firmie jest dbanie o pozytywną atmosferę. Oczywiście musi zostać zachowana hierarchia i świadomość wśród pracowników, kto na jakim szczeblu firmowej drabinki się znajduje. Niemniej pracodawcy nie mogą obojętni na potrzeby zatrudnionych osób i powinni dbać o to, aby wykonywanie obowiązków odbywało się w bezstresowej, przyjemnej atmosferze.

Warto organizować cykliczne spotkania z zespołem, wykazywać otwartość na dialog, wprowadzić system sugestii pracowniczej, utworzyć kanały komunikacyjne, które umożliwią budowanie relacji poza terenem firmy oraz godzinami pracy. Wynagrodzenie pracowników natomiast musi być adekwatne do ich kompetencji i wykonywanych zadań. Wówczas zwiększa się szansa na posiadanie stabilizacji składzie i niwelowanie potrzeby do zatrudniania nowych osób. Zbyt częste rotacje w zespole to bardzo często przyczyna spadku jakości w działaniu danej firmy.

Usprawnienia w firmie na przykładzie Toyoty

Nawet osobom, które nie mają prawa jazdy czy nie interesują się samochodami, nie powinien być obcy jeden z najpotężniejszych koncernów motoryzacyjnych, czyli Toyota. Sukces japońskiej firmy opiera się m.in. na skutecznym i bieżącym rozwiązywaniu problemów oraz stałym usprawnianiu codziennego funkcjonowania.

Toyota to w dużej mierze stosowanie koncepcji Lean Manufacturing, która zakłada nie tylko tworzenie produktów najwyższej jakości, lecz także dbanie o korporacyjną kulturę, wykazywanie szacunku wobec pracowników każdego pionu, znajdowanie odpowiedniego balansu pomiędzy indywidualną kreatywnością a propagowaniem wartości pracy w zespole.

To również w ciągłość i brak pohamowania w dzieleniu się zaistniałymi problemami czy Zarządzanie Wizualne, czyli przekazywanie informacji, uwag krytycznych czy nadchodzących zmian za pomocą wizualizacji. Ne bez powodu koncepcje Toyoty uchodzą za wzorcowe i stanowią silne źródło inspiracji dla wielu pozostałych firm z całego świata.